Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información segura, salvaguardar el efectivo en caja y bancos así como fomentar la eficiencia de operaciones y adición de la política administrativa de cualquier empresa.
ELEMENTOS :
ELEMENTOS :
-Separación de labores. Deben ser personas diferentes las que manejen efectivo, expidan cheques, operen auxiliares y registros y efectúen conciliaciones.
- Fianzas. El personal que maneja los fondos y las cuentas bancarias deben estar afianzados para garantizar posibles desfalcos por malos manejos.
- Fondos Fijos. Debe estar establecido -dependiendo del tamaño de la empresa- por lo menos un fondo fijo (caja chica) donde se realizaran todos los pagos menores a una cantidad previamente definida.
- Firmas mancomunadas. Para el caso de las cuentas bancarias los cheques deberán expedirse siempre con dos firmas, definiendo -así se sugiere- una que invariablemente deberá ir.
- Firmas autorizadas. Se deberá contar con un registro de firmas autorizadas para firmar cheques, así como la forma en que podrán ir mancomunadamente.
- Limites de pago. Debe existir limite de pago para cada una de las firmas autorizadas.
- Depósitos diarios. Las cobranzas y otros ingresos deberán depositarse al día siguiente o a mas tardar al siguiente día hábil.
- Arqueos periódicos. Una forma de mantener el control del fondo fijo es practicando periódicamente -y por sorpresa- arqueo de los mismos.
- Conciliaciones bancarias. Las cuentas bancarias deberán conciliarse -invariablemente- cada mes y mantener debidamente depuradas las partidas en conciliación.
